''In het begin van de opdracht was het belangrijk om een goed beeld te krijgen van de processen waar elke afdeling zich mee bezig hield.''
De afgelopen 9 maanden zijn wij onderdeel geweest van het Lean team binnen de Finance afdeling (GES, Global Enabling Services) van ASML. Zoals de naam al verklapt, hadden we als doel om de Lean methodiek uit te rollen binnen dit gedeelte van de organisatie. De doelen van GES voor 2023 focussen op continue verbeteren en transparanter zijn in alle processen. De Lean methodiek is bij uitstek geschikt dit voor elkaar te krijgen.
GES Metrics Initiative
Rode draad in de opdracht was het opzetten van het GES Metrics Initiative. Het idee hiervan was om samen met de Finance afdelingen passende metrics en KPIs op te stellen, om deze vervolgens inzichtelijk te maken in dashboards. Hieruit kon vervolgens van alle processen de performance gemonitord en gemanaged worden. Dit laatste staat binnen Lean bekend als Daily Performance Management. Onze rol was het coördineren en adviseren van A-Z van de totstandkoming en het proactief gebruik van de dashboards, samen met de global leaders, global process owners en developers binnen ASML Finance.
Binnen de opdracht waren er 6 teams waar we mee hebben samengewerkt, allemaal gericht op een ander gedeelte binnen Finance. Denk hierbij aan onderdelen als: facturen van leveranciers, klantfacturen, salarissen, lease auto’s, hotels en woningen voor personeel uit het buitenland of credit cards. Samen met een andere collega zijn we ieder verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken van de metrics en KPIs van ongeveer 2 teams. Onderling hadden we regelmatig contact om elkaar op de hoogte te houden over de stand van zaken en elkaar te helpen waar nodig met de andere teams. Daarbij konden we ook wekelijks sparren met onze opdrachtgever over de voortgang van en obstakels bij het uitrollen van Lean.
Over ASML
ASML is een Nederlands hightechbedrijf en levert machines voor de halfgeleiderindustrie. Klanten van ASML zijn metname chipproducenten
Start jouw succes verhaal
Ben jij geïnspireerd geraakt door het verhaal van ASML? En wil jij met jouw bedrijf ook verder groeien? Neem contact op met Hanne Steenhuis.
Hoe ziet een dag als Interim Young Professional bij ASML eruit?
Geen dag is hetzelfde! We begonnen de dag soms met het evalueren van de status van de teams. Loopt alles volgens planning en/of zijn er gebeurtenissen die voor vertraging kunnen zorgen? Op basis hiervan maakten we een To-Do list om gedurende die dag mee aan de slag te gaan. Maar andere dagen waren we zelf aan het programmeren om dashboard mock-ups te maken, of hadden we overleggen met stakeholders om de voortgang te bespreken of nieuwe ideeën op te doen voor in de dashboards. Ook begonnen we niet in een keer met alle 6 teams tegelijk, maar hebben we het project ongeveer elke maand uitgebreid met een nieuw team erbij. De dagen verschilden dus vaak best wel. Over het algemeen hielden we ons ook bezig met het toevoegen of aanpassen van functionaliteiten in de dashboards, bijwerken van de voortgangsrapportages, rapporteren naar de teams en het bespreken van de lange termijn strategie van het project met onze manager.
We werkten meestal 1 tot 2 dagen per week op het ASML kantoor in Veldhoven. Op deze dagen probeerden we zoveel mogelijk samen te zitten met de collega’s van de verschillende afdelingen. Goed voor het werk, maar ook voor de sfeer! De andere dagen werkten we thuis of spraken we met ons drieën af op het kantoor van Kyden. Een perfecte combinatie :).
Wat hebben we als Interim Young Professional geleerd?
In het begin van de opdracht was het belangrijk om een goed beeld te krijgen van de processen waar elke afdeling zich mee bezig hield. Hier kwam veel domein specifieke kennis bij kijken en dit heeft ervoor gezorgd dat we op dit gebied veel nieuwe termen en processen zijn gaan begrijpen. Een ander leerpunt kwam van de koppeling tussen de data en de business. Bij elk team stelden we de vraag welke data er beschikbaar was en van hieruit namen we beslissingen over de best passende KPI’s.
Ook de opzet en toepassing van performance management is iets waar we nog niet veel ervaring mee hadden, maar wat nu een stuk helderder is. Wat is bijvoorbeeld nuttige management informatie en hoe gebruik je storytelling om dit duidelijk te maken?
Een van de soms frustrerende dingen was dat de progressie zeker niet lineair was, maar pieken en dalen kende. Dit had te maken met dat we eigenlijk overkoepelend met een cultuur verandering bezig waren; het werken met Daily Performance Management vanuit de Lean gedachte moest er bij alle teams ingeslepen worden en dat kost tijd. Goede les voor geduld ook!
Als laatste hebben we veel ervaring op kunnen doen met visualisaties tools zoals PowerBI en Spotfire. We hebben geleerd over de functionaliteiten die hierin beschikbaar zijn en de manieren waarop deze waarde kunnen toevoegen aan de processen van de teams.
Al met al kijken we terug op een leuke periode waarin we veel hebben geleerd en kunnen bijdrage aan de cultuur verandering binnen de afdeling!
